Miten järjestät virtuaalitapahtuman, joka ei tunnu webinaarilta
Useimmat virtuaalitapahtumat eivät kaadu sisältöön vaan kokemukseen sen ympärillä. Puheenvuorot ovat hyviä, mutta yleisö katsoo ruudunjakoa harmaassa kokoustyökalussa yksin, sähköposti auki viereisellä välilehdellä. Iltapäivään mennessä puolet on poistunut.
Olemme tuottaneet virtuaali- ja hybriditapahtumia sijoittajatilaisuuksista presidenttiehdokkaan suoraan lähetykseen. Tärkein oppi: yleisön tarkkaavaisuus on tuotannollinen ongelma, ja se on ratkaistavissa.
Anna tapahtumalle paikka, älä pelkkää linkkiä
Kokouslinkki viestii, että kyseessä on taas yksi palaveri. Tapahtumatila viestii, että kyseessä on tapahtuma. Kun vieraat saapuvat brändättyyn tilaan, jossa näkyvät sinun värisi, lavasi ja ohjelmasi, he käyttäytyvät toisin: he saapuvat aikaisemmin, pysyvät pidempään ja juttelevat toisilleen.
Tämä on koko ero brändätyn virtuaalitilan ja pelkän webinaarityökalun välillä. Tapahtuma tuntuu sinun tapahtumaltasi, ja osallistujat tuntevat olevansa vieraita, eivät katsojia.
Pilko ohjelma 20 minuutin jaksoihin
Verkossa tarkkaavaisuus loppuu nopeammin kuin salissa. Pidä jokainen ohjelmanumero alle kahdessakymmenessä minuutissa ja vaihda sitten jotakin: puhujaa, muotoa, kuvakulmaa tai huonetta. Lavalla toimiva 45 minuutin keynote muuttuu verkossa kahdeksi tiiviiksi jaksoksi, joiden välissä on lyhyt haastattelu.
Suunnittele tauot yhtä huolellisesti kuin ohjelma
Fyysisessä tapahtumassa kahvitauot ovat usein arvokkainta antia. Verkossa tauot ovat hetkiä, joina yleisö katoaa, ellei sille anneta tekemistä. Avaa verkostoitumispöydät jokaisen tauon ajaksi: pienet ryhmät, kamerat päällä, viidestä kahdeksaan henkeä pöytää kohden. Vieras, joka juttelee toisen vieraan kanssa ensimmäisellä tauolla, poistuu harvoin kesken.
Tuotannon laatu on uskottavuuden mitta
Yleisösi ei voi koskettaa tilaa eikä maistaa kahvia. Ainoat laadun merkit ovat kuva, ääni ja rytmi. Siksi tärkeintä on puhdas ääni, oikea kameratyö webkameroiden sijaan kaikessa lavalla tapahtuvassa sekä ohjaaja, joka miksaa lähetystä livenä, jotta siirtymät osuvat eikä mikään jää kuolleeksi ruuduksi.
Kyse ei ole kalustosta itsestään vaan siitä, miltä tapahtumasi tuntuu katsojasta: hallitulta, harkitulta ja iltapäivän arvoiselta.
Hyödynnä tallenne heti
Tapahtuma ei pääty, kun lähetys loppuu. Julkaise tallenne nopeasti, leikkaa kohokohdat ja tee jälkihoito, kun tapahtuma on vielä lämmin. Jos myit näytteilleasettajapaikkoja, tallenne ja osallistujaraportti ovat osa sitä, mistä sponsorit maksoivat.
Muistilista
- Brändätty tapahtumatila, ei kokouslinkkiä
- Ohjelmanumerot alle 20 minuuttiin, muodot vaihtelevat
- Verkostoitumispöydät auki jokaisella tauolla
- Puhdas ääni, oikeat kamerat, livemiksaus
- Tallenne ja kohokohdat ulos muutamassa päivässä
Jos haluat nähdä, miltä tämä näyttää käytännössä, varaa tapaaminen, niin esittelemme tilan livenä.